Логистический аудит склада
Что мы делаем, когда чувствуем недомогание? Вначале пытаемся устранить причину самостоятельно. Если проблемы не проходят, то, конечно, обращаемся к врачу.

А что делает врач? Выслушивает жалобы пациента, проводит осмотр, анализирует результаты диагностики, определяет источники недуга и назначает лечение. Проведенное по назначению квалифицированного врача лечение в результате в разы эффективнее самолечения. При этом, даже когда мы чувствуем себя хорошо и причин для беспокойства вроде бы нет, периодическая оценка общего состояния помогает быть уверенными в своих силах. Как говорят врачи: «Болезнь легче предупредить, чем лечить». Все мы это понимаем. Но в силу определенных причин, иногда просто из-за нехватки времени, не всегда следуем данному правилу.

Это же относится и к складу. Ведь он фактически является целостным организмом, «здоровье» которого определяет способность всегда быть в строю и решать поставленные задачи.
Подписывайтесь на нас в социальных сетях!
ЭКСПЕРТ
Александр Тарашкевич
Экспертность: Совершенствование и оптимизация логистических технологий; Процессное управление на предприятии; Обучение в области логистики

Стаж управления – 25 лет

Опыт работы руководителем в торгующих, производственных, консалтинговых и инжиниринговых компаниях (Theseus Lab s.r.o., OÜ Nordalpha, ЗАО «Холодон», СП ООО «ЗСиАС»; группа компаний «Дайнова», ИП «Белвиллесден», запуск первого в РБ гипермаркета «ГИППО», ООО «Здесь и сейчас»).
Нерешенные проблемы, которые ежедневно «героически» преодолевают работники склада, порождают демотивацию в работе, незаинтересованность в конечном результате, отсутствие инициативы, замалчивание сбоев и ошибок. В итоге падает эффективность работы всего склада, растут затраты, снижается уровень сервиса. Нередки случаи, когда смена персонала склада вводит его работу в некий ступор, когда к уже имеющимся проблемам добавляется отсутствие у новых работников навыков и желания их «героически» преодолевать.

Если у компании меняется товарооборот и планируется переезд на новый склад, то вместе с достижениями переедут и «хронические заболевания», все ошибки и недочеты, которые с еще большей силой станут мешать работе и тормозить развитие. В итоге получаем новый склад со старыми проблемами.

Одним из инструментов, позволяющих поддерживать максимальную эффективность склада, выявлять его внутренние ресурсы, является логистический аудит – своего рода «глубокий медицинский осмотр» работы склада.

Логистический аудит склада — это выработка решений по оптимизации работы склада в рамках экспресс-исследования складских ресурсов и процессов.

Логистический аудит нацелен на увеличение прибыли и сокращение затрат.

В зависимости от текущей потребности логистический аудит проводится как разово, так и на регулярной основе.

Структура логистического аудита

позволяет исследовать деятельность склада комплексно:

● Анализ складского помещения, его зонирование, вместимость, планировка

● Анализ системы обеспечения сохранности товаров

● Анализ систем обработки товаров, АВС и XYZ-анализ

● Анализ складских процессов и операций

● Анализ достаточности складского оборудования

● Анализ складских затрат и системы складского учета

● Анализ эффективности и достаточности складского персонала и его мотивации

● Анализ информационных потоков между складом и подразделениями компании

В процессе проведения логистического аудита выявляются пути повышения эффективности работы склада, увеличения производительности труда, оптимизации использования складских площадей и оборудования.

Основные этапы логистического аудита склада:

● Подготовка плана аудита, детализация всех работ с привязкой к календарю

● Сбор, систематизация и анализ исходной информации, полученной в электронном виде и на бумажных носителях

● Наблюдение за работой склада, выполнением складских процессов и операций

● Проведение интервью

● Устранение противоречий в полученной информации

● Проведение расчетов, выявление несоответствий

● Подготовка и презентация итогового отчета с конкретными рекомендациями по оптимизации склада.

В результате проведения логистического аудита склада как минимум станет понятна текущая картина состояния работы склада, будут выявлены источники сдерживания роста, определено направление дальнейшего развития.

Проведение логистического аудита потребует дополнительного времени работников на интервью, подготовку исходной информации, заполнение чек-листов, выборку документов. К этому надо быть готовым. В любом случае придется либо отвлекать персонал во время работы, либо привлекать вне работы, что неизменно повлечет за собой дополнительные финансовые затраты. Изначально следует запланировать данные затраты, в том числе и премиальный фонд для мотивации персонала на активное участие в аудите.

Наибольший эффект от проведения логистического аудита склада можно получить только при заинтересованности в проведении аудита ключевых сотрудников, представлении аудита как «союзника» в увеличении эффективности работы склада. Очень важно до начала проведения аудита объяснить персоналу цели аудита и ожидаемый эффект, чтобы не получить на старте сопротивление.

В процессе проведения аудита выявляются несоответствия, искажение данных, замалчивание проблем и нестыковок, недостатки и недочеты в работе, ошибки в документах, которые по разным причинам были либо скрыты, либо проигнорированы. Ввиду того, что далеко не все готовы признавать свои ошибки, недоработки, неисполнение обязанностей, несоблюдение правил, многие проблемы остаются неизвестны руководству и продолжают длительное время «жить» и «храниться» на складе. Усугубляют ситуацию ошибки других подразделений, которые также приходится хранить на складе, например ошибки закупок или продаж. В результате часть работников находится в некой зоне комфорта, а часть, наоборот, на грани увольнения либо в состоянии безразличия. Ни о каком развитии в данной ситуации не может быть и речи.

Проведение логистического аудита позволяет получить срез текущего состояния склада, выявить потенциал в увеличении прибыли, снижении затрат, оптимизации складских процессов, избавлении от лишних операций, оптимизации численности и квалификации персонала.

Результаты аудита с описанием всех выявленных несоответствий и рекомендациями по их устранению в дальнейшем должны быть использованы для разработки программы оптимизации склада либо при технологическом проектировании существующего или нового склада. Результаты аудита также могут быть использованы для разработки технического задания на внедрение системы автоматизации.

В зависимости от масштаба существующих проблем и заинтересованности руководства в получении независимого экспертного мнения проводить логистический аудит склада могут как сотрудники компании, так и внешние консультанты. В случае проведения логистического аудита склада сотрудниками компании необходимо учитывать возможное влияние устоявшихся привычек и традиций в повседневной работе, личных отношений между сотрудниками, от чего не зависит внешний консультант. Если видимые масштабы проблем на складе невелики, то можно проводить логистический аудит склада собственными силами, оказывать себе «медицинскую помощь» без обращения к врачу.

Помните: «незавершенное лечение», равно как и неправильно «назначенное лечение», могут усугубить ситуацию и настроить в дальнейшем персонал на сопротивление любым изменениям.

Логистический аудит склада является наиболее эффективным инструментом для обеспечения постоянного совершенствования и реинжиниринга работы склада.

Результат логистического аудита склада в полной мере зависит от квалификации и личного опыта проводящих аудит специалистов, точно так же как постановка диагноза заболевания и способы его лечения зависят от квалификации и опыта врача.

Здоровья вашему складу!

Поделитесь статьей в социальных сетях!
Tilda Publishing
Входит в структуру компаний
Владимира Гревцова